menyelenggarakan seminar
BAGAIMANA MENGORGANISASI DAN
MENYELENGGARAKAN SEMINAR
Bagaimana Mengorganisasi dan Menyelenggarakan Seminar
Seminar pada umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik disebuah universitas maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau professional. Kata seminar berasal dari kata latin seminarum, yang berarti “tanah tempat menanam benih”. Dari beberapa web definition, seminar adalah sebuah bentuk komunikasi satu webnya dimana pembicara menyampaikan presentasi dari suatu topic yang mencakup beberapa segi pengetahuan atau keterampilan. Didalamnya dapat terjadi suatu diskusi antara pembicara dengan audiens untuk memperoleh kegiatan mendalam.
Tujuan Seminar adalah:
Membantu mencari solusi fenomena yang actual
Membina kerjasama yang lebih harmonis antara perguruan tinggi dengan dunia usaha dan pemerintah.
Meningkatkan inovasi, efisiensi dan efektivitas ekonomi kemasyarakatan.
Meningkatkan profesionalisme dosen perguruan tinggi.
Menghasilkan lulusaln perguruan tinggi yang lebih akuntabel dalam memasuki dunia kerja.
Sebuah seminar biasanya memiliki focus suatu topic yang khusus, di mana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif. Seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah dialog dengan seorang moderator seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas – kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). System seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan. Di beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat informal dibandingkan system kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.
Perlu dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa, sebuah seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang termaasyhur (tanpa memperhatikan jumlah hadirin atau jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi dalam diskusi).
Dalam mengorganisasikan dan menyelenggarakan seminar ada beberapa bagian yang harus diperhatikan yaitu:
I Sebelum memulai
II Persiapan dimuka
III Komunikasi dengan peserta
IV Saat berlangsungnya seminar
V Evaluasi, tindak lanjut dan pembahasan
I. Sebelum Memulai Pengorganisasian
I1. Sediakan waktu untuk perencanaan
Rencana seminar akan memerlukan penyesuaian selama dalam proses namun ditengah pengorganisasian seminar bukan waktunya mengubah rencana secara keseluruhan.
I2. Segitiga Perencanaan Seminar
Gambaran Profil Peserta
Penyelenggaraan dan Format dan Desain
Logistik
a. Tema dan Tujuan
Tema merupakan tujuan umum seminar, yang kelak dijabarkan menjadi butir-butir tujuan yang harus dicapai. Tema menentukan iklim dan suasana seminar.
Tujuan merupakan rumus yang jelas tentang manfaat yang ingin dicapai. Tujuan harus mencerminkan manfaat bagi peserta dan penyelanggara.
b. Profil Peserta
Profil peserta seminar harus merupakan kesepakatan diantara anggota staf perencana. Hal-hal yang harus diperhatikan agar diperoleh gambaran yang jelas tentang profil peserta:
1. Informasi apa yang diketahui tentang latar belakang sosial ekonomi dan peserta.
2. Berusaha mengetahui seminar apa saja yang pernah diikuti para peserta.
3. Pertanyaan tentang tempat dan lokasi seminar yang pernah diikuti akan memperkaya informasi.
4. Mengetahui faktor-faktor lain yang penting untuk diktahui. Contohya watak pribadi peserta.
c. Format dan Desain
Yang dimaksud dengan format an desain suatu seminar adalah segala yang berhubungan dengan apa dan bagaiman seminar tersebut. Sejumlah faktor dalam merencanakan format dan desain format:
1. Sub kultur dan watak kelompok
2. Kurva belajar
3. Kedalam dan luasnya bahan
4. Hubungannya denan penyelenggaraan logistik
d. Penyelenggaraan dan Logistik
Tempat pendaftaran dan waktu istirahat dapat secara efektif dimanfaatkan untuk pengaturan, menciptakan iklim, mengubah kecepatan atau mengundurkan, meningkatkan semangat dan kegiatan serta logistik untuk menciptakan seminar yaing dinamis dan diterima dengan baik.
I.3. Menyusun Jalur Seminar
a. Bagan Alir Seminar
Bagan alir seminar adalah setiap penggalan pada ilustrasi untuk menggambarkan pola umum, tuga-tugas yang harus dikerjakan, tujuan-tujuan dan sasaran yang harus dicapai. Contoh bagan alir seminar dilampirkan dibelakang.
b. Daftar Periksa Induk
Daftar periksa induk adalah alat Bantu yang memperjelas dan membagi tugas secara terperinci dari setiap tugas yang terdapat dalam tiap kotak bagan alir. Daftar ini meruapakan alat berkomunikasi, alat lalu lintas dan han hal-hal lain yang membantu panitia untuk mengikuti kemajuan pelaksanaan seminar secara keseluruhan.
I.4. Pedoman Bagi Perencana
Pedoman bagi perencana disebut juga petunjuki bagi koordinator atau pedoman administrator) merupakan rangkuman dari seluruh kegiatan seminar. Pada akhir kegiatan kedalam buku pedoman dimasukkkan seluruh laporan akhir dan catatan-catatan serta saran dari semua kegiatan tindak lanjut seminar.
I.5. Mentor
Dalam seminar di perlukajn mentor atau penasihat yang bijaksana untuk mendukung keberhasilan seminar.
II. Persiapan di Muka
II.1. Anggaran
Topik pertama pada pekerjaan awal adalah anggaran. Susunlah anggaran dengan terperinci dan berilah perhatian dan berikanlah perhatian khusus pada setiap mata anggaran. Kemudian hitunglah jumlah yang dapat dipersiapkan sebagai dana cadangan dalam keadaan darurat.
Apabila terpaksa harus memotong atau mengurangi biaya lakukanlah hal itu segera setelah anda melihat pengeluaran yang berlebihan.
II. 2. Pemilihan Tanggal
Pemilihan tanggal pelaksanaan seminar tergantung pada subyek-subyek yang diliput dalam pekerjaan awal, biaya persyaratan, fasilitas, pengaturan perjalanan, dan jadwal pematri.
Subyek-subyek yang penting untuk diperhatikan dalam pemilihan tanggal:
- keadaaan tempat
- perayaan dan hari libur nasional
- keadaan cuaca
- situasi panitia dan peserta pada saat sebelum acara.
II. 3. Pembicara.
a. Menemukan Pembicara
Dalam menemukan pembicara dapat dilakukan dengan:
- Menanya atau mencari orang lain dalam protesi (industri), ataupun kelompok yang termasuk dalam bahan penyajian seminar.
- Mempelajari keterangan dari berbagai hal termasuk biro-biro konsultasi yang anda lakukan.
Hal lain yang harus diperhatikan:
- Siapakah yang mesti dijadikan pembicara dari berbagai calon yang tersedia?
- Apakah orang tersebut mampu menyajikan bahan dalam jadwal dan waktu yang telah disusun
- Periksa apakah biaya dan imbalan pembicara berada biaya dan imbalan pembicara berada dalam jangkauan anggaran.
b. Pembatalan
Jika terjadi hal diluar dugaan, panitia harus siap mencari pembicara baru yang harus sudah direncanakan apabila pembicara utama membatalkan kesediaannya.
c. Hal-hal lain yang berhubungan dengan pembicara.
Hal-hal tersebut adalah:
- kontrak dan perjanjian
- pengaturan saat istirahat
- kebutuhan pribadi pembicara
- informasi tambahan
- pertemuan para pembicara
II. 4. Pensuplai.
Pensuplai adalah hal penting yang membuat pemasukan anggaran. Pensuplai dapat diperoleh dari konsultan, proposal, sponsor atau hal-hal lain yang bersedia untuk membantu. Jika berhubungan dengan perusahaan perlu dibuat kontrak dan surat perjanjian.
II. 5. Audiovisual
Audiovisual adalah peralatan utama yang mempengaruhi jalannya seminar. Contoh audiovisual yang dibutuhkan: mikropon, LCD, kamera dan lain sebagainya. Audiovisual harus direncanakan sedemikian rupa dengan memperhatikan hal berikut:
- kebutuhan pembicara
- kebutuhan peserta
- besarnya anggaran untuk audiovisual
- faktor-faktor pendukung lainnya.
II. 6. Penataan Ruangan Seminar
Contoh – contoh Penataan Ruangan Seminar:
- Amfiteater
- Ruangan Kelas
- Meja bundar untuk pesta
- Modeteater
- Huruf U
- Kursi Saja
- Duduk dilantai
II. 7. Pemilihan Tempat Seminar
Pemilihan tempat harus dilihat dari waktu yang tersita, jam kerja, maupun anggaran untuk sewa tempat. Selain itu hal yang harus diperhatikan adalah hubungan lokasi tempat dengan tema, letak tempat dengan keadaan lingkungannya dan lengkapnya sarana pendukung yang ada di tempat.
Contoh – contoh yang bias digunakan:
- Convention center
- Confefence center
- Hotel dan Motel
- Universitas
- Balai Perkumpulan
- Kapal Pesiar
- Lapangan
II. 8. Hal-hal lain
Hal-hal khusus yang perlu diperhatikan pada persiapan dimuka:
- persiapan perjalanan
- fasilitas yang dipunyai sendiri
- persyaratan fasilitas
- makanan dan minuman pendukung
- petugas penghubung keamanan
- suasana ruangan
- kamar kecil
- kebutuhan bagi penyandang cacat
- pemilihan ruang seminar
- tempat pendaftaran/pembayaran dan penagihan
- ukurang ruangan
- panggung
- fotografer
- kotak siaga
- makanan dan hidangan penyegar
- perlindungan dari kebakaran
- pengiriman suplai dan bahan-bahan
- pencetakan
- faisilitas pendukung lainnya
III. Komunikasi Dengan Peserta
Kerangka Waktu
Ada 4 kerangka waktu yang harus disadari dalam proses komunikasi peserta:
a. Kerangka waktu komunikasi “awal”
b. Kerangka waktu komunikasi “dekat waktunya”
c. Kerangka waktu komunikasi “pada waktunya”
d. Kerangka waktu komunikasi “lanjutan”
Ketika menangani masalah komuitas dengan para peserta seminar, melangkar kebelakang dengan melihat prose dari posisi mereka. Kemudian pikirkan apa yang ingin diketahui atau diterima dari sponsor sebuah seminar yang akan dihadiri. Selanjutnya ide-ide tetap diingat ketika mengembangkan daftaf periksa, diagram alir dan pendelegasian tugas-tugas untuk komunikasi dengan para peserta.
IV. Saat berlangsungnya seminar
IV. 1. Informasi Pada Saat Kedatangan
Hal-hal yang perlu dipersiapkan pada saat kedatangan:
- tempat parker dan bongkar muat barang
- papan pemberitahuan dan pengumuman
- penunjuk arah
- meja informasi
IV. 2. Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan
Beberapa Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan yaitu:
- Rak dan ruang penitiapan jas
- Meja- meja di dalam ruangan seminar
- Taplak meja
- Kursi
- Suhu ruangan seminar
- Pintu keluar
- Kotak atau papan pesansistem pemanggilan dan musik
- Kehilangan dan ditemukan
- Kebutuhan pembicara
- Pemeriksaan terakhir alat audiovisual
- Kerja sama dengan piñata ruangan
- Ruang gerak pembicara
V. Evaluasi, Tindak Lanjut dn Pembahasan
V. 1. Evaluasi oleh para peserta
Ada beberapa pendapat mengenai kapan meminta para peserta seminar untuk mengevaluasi seminar yang telah dilaksanakan sebagian mengatakan pada saat seminar duan di akhir atau beberapa hari setelah seminar berakhir.
V. 2. Evaluasi Oleh Panitia dan Staf.
Ini merupakan pertemuan tidak resmi untuk meringkaskan peristiwa yang terjadi selama seminar kekosongan emosional dapat tercipta bila semua orang bepencaraan setelah seminar pertemuan ini memberi kesempatan untuk saling berterima kasih dan memberi saran dan masukan terhadapa setiap kerja keras.
V. 3. Tindak Lanjut dan Pembahasan.
a. Tindak Lanjut
Tugas terakhir dalam tahap tindak lanjut adalah penghimpunan semua surat menyurat dan dokumen, penyerahan terakhir kwitansi. Kwitansi pembayara, evaluasi pengumpulan laporan pertanggung jawaban dan surat menyurat.
b. Pembahasan
Pada pembahasan dibicarakan seluruh proses seminar, semenjak pertemuan, sumbang saran, sampai kesiminar yang sebenarnya, termasuk dalm bagian tindak lanjut pada bagian ini dirangkum seluruh pembicaraan menjadi bahan pelajaran untuk melaksanakan seminar lagi.
VI. Penutup
Sepuluh cara menjamin suksesnya sebuah seminar.
1. Mulailah dengan tujuan yang jelas, ketahuilah kerampilan apa dan informasi apa yang dapat diajarkan dalam waktu yang tersedia.
2. Mulailah perencanan sendiri mungkin sediakan beberapa hari untuk masing-masing tahapan, mengumpulkan informasi, perancang penyajian, menghaluskan dan berlatih.
3. Kenalilah peserta ketahui latar belakang dan minat mereka, dan arahkan program anda sesuai dengan itu.
4. Periksa dan periksa ulang logistik yang akan digunakan kunjungi tempat penyelenggaraan, tentukan pengawasan tempat duduk, periksalah peralatan dan bahan. Jangan mengambil resiko dengan sikap bagaimana nanti.
5. Sadar akan waktu.
6. Selang seling penyajian dengan latihan, diskusi dan kegiatan lain yang lebih melibatkan peserta.
7. Minta evaluasi dari peserta.
8. Jangan puas dengan belajar dari coba-coba dan membuat kekeliruan. Meminta nasehat termasuk salah satu cara jitu.
9. Pertahankan rasa humor anda
10. Nikmati kegiatan tersebut, antuisasme kekayaan dalam kegiatan.
DAFTAR PUSTAKA
Murray, Sheila L. 1991. “Bagaiman mengorganisasi dan menyelenggarakan
seminar”
Roessle, pat. 1990. “Materi lokakarya dan seminar, perencanaan, pelaksanaan,
pemanfaatan”. Kanisius. Yogyakarta.
http://id.wikipedia. org/wiki/seminar
Berita Acara tugas Home Group
Diskusi diaksanakan di Lab Optik pada jam 9.00, yang diikuti semua anggota kelompok I( Kelompok seminar). Diskusi dipandu oleh Mhd. Zaenal Arief, dengan Estimasi waktu 40 menit.
Nama-nama anggota kelompok :
1. Anisah Awaliyah Hasibua
2. Intan Zahrayni
3. Maryanti Hutagaol
4. Dita Ariyani
Diskusi membicarakan pengertian seminar, jenis-jenis seminar, hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam seminar sampai evaluasi panitia dan peserta.
Semua anggota kelompok aktif dalam melaksanakan diskusi, setiap angota kelompok saling memberikan pemahaman satu sama yang lain.
Berita Acara Focus Group
Diskusi dilaksanakan di Lab Optik pada jam 9.45-10.30., yang diikuti oleh anggota dari kelompok lain, A4, B4, C4, D4. setiap perwakilan anggota memaparkan hasil diskusi home group sesuai dengan topik pembahasan masing-masing kepada anggota kelompok lain.
1. Kelompok A4 : Anisah Awaliyah
2. Kelompok B4 : Togi Barita
3. Kelompok C4 : Tri Siswandi Syahputra
4. Kelompok D4 : Mukhlizar
Kelompok A4 memaparkan tentang Konfrensi, kelompok B4 memaparkan tentang symposium, kelompok C4 memaparkan tentang seminar dan yang terakhir D4 memaparkan tentang Diskusi Panel.
Kerangka yang dibicarakan adalah mengenai pengertian topik, syarat-syarat, jenis-jenis, tugas peserta, layout acara, kelemahan dan kelebihan dan yang terakhir mengenai evaluasi.
Hasil Diskusi sebagai berikut :
• KONFERENSI
Konferensi adalah mekanisme pertemuan antar pimpinan dan atau anggota dalam rapat-rapat resmi di sebuah Forum yang diselenggarakan oleh suatu badan tertentu untuk membahas suatu agenda tertentu.biasyanya dilakukan 5 tahun sekali.
Syarat-syarat dilaksanakan konferensi :
1. Ada Peserta
2. Dilakukan sekali dalam 5 tahun secara berkala.
3. Keputusan diambil apabila 1/2n + 1 dari jumlah peserta konferensi menyetujuinya.
4. Setiap peserta diberi kesempatan berbicara.
konferensi ada dua jenis, yaitu konferensi yang bersifat mengikat dan konferensi yang bersifat rekomendatif. Konferensi yang bersikap mengikat diadakan secara berkala yaitu 1 x 5 tahun dan keputusan yang di ambil bersifat ideologi, politik, dan lain-lain. Konferensi yang bersifat rekomendatif diadakan karena adanya usulan, masukan, kerangka acuan dari anggota konferensi. Konferensi rekomendatif di adakan ketika dibutuhkan atau ketika ada rekomendasi dari anggota konferensi. Contoh konferensi yang bersifat mengikat adalah Konferensi Daerah Tingkat I (KONFERDA I), Konferensi Daerah Tingkat II ( KONFERDA II ). Contoh konferensi yang bersifat rekomendatif adalah Konferensi Pendidikan dan Konferensi Keuangan.
Tujuan dari konferensi adalah membahas agenda tertentu yang telah di tentukan sebelum konferensi di adakan.
Tugas peserta dalam konferensi adalah memberikan laporan pertanggung jawaban tentang program yang dilakukan selama 1 periode, menjabarkan hasil laporan terseebut kepada semua anggota konferensi yang hadir, menetapkan program kerja yang akan dilakukan kedepannya, dan perombakan kepengurusan berdasarkan kesepakatan konferensi.
Evaluasi dalam konferensi maksudnya adalan meninjau ulang hasil keputusan konferensi.
Kelemahan konferensi adalah pelaksanaannya membutuhkan waktu yang lama karena di adakan secara berkala 1 x 5 tahun dan pada konferensi tidak bisa mengambil keputusan secara cepat karena waktu pelaksanaanya yang berkala.
Kelebihan konferensi adalah hasil konferensi merupakan keputusan yang betul-betul resmi dan tidak bisa di ganggu gugat kecuali dengan mengadakan konferensi lagi.
• DISKUSI PANEL
Diskusi panel adalah forum pertukaran pikiran yang dilakukan oleh sekelompok orang di hadapan hadirin mengenai masalah yang telah di persiapkan.dalam diskusi terdapat panelis sebagai pembanding pemateri.
Syarat diskusi panel adalah
1. Peserta
2. Pemimpin
3. Tempat dan waktu di tentukan terlebih dahulu.
Bentuk diskusi ada dalam bentuk lorong dan letter U.
Tujuan diskusi panel adalah memecahkan masalah yang di diskusikan untuk mengambil suatu kesimpulan dan memperluas wawasan masalah yang akan di pecahkan.
Tugas peserta dalam diskusi panel adalah:
1. Mengikuti jalannya diskusi dari awal sampai akhir diskusi.
2. Mengajukan usul, pendapat, dan komentar.
Evaluasi dalam diskusi panel adalah menilai peserta apakah sudah mengerti dengan apa yang didiskudikan atau tidak.
Kelemahan dalam diskusi panel adalah:
1. Tidak menarik apabila peserta merasa was-was untuk menyampaikan pendapat terus terang dan sungkan apabila terjadi perbedaan pendapat.
2. Suasan tidak seimbang apabila ada peserta lebih tangkas dari peserta lain.
3. Moderator terpaksa membuat kesimpulan sendiri dan menyampaikannya dalam diskusi.
4. Harus memilih moderator dan turun tangan mrnyelamatkan diskusi agar diskusi jangan samai pincang.
5. Pencemaran nama baik dalam diskusi
Kelebihan dalam diskusi panel adalah:
1. Memberikan kesempatan pada pendengar untuk memberikan pandangan.
2. Timbul pro dan kontra.
3. Akan berhati-hati dalam mengajukan pandangan, dalam mengemukakan pandangan karena akan langsung di gugat hadirin.
4. Peserta yang mempunyai pengetahuan lebih dapat menyampaikan pandangan.
• SIMPOSIUM
Simposium merupakan ceramah lebih dari satu orang penyaji, menyampikan kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut terentu disertai penyanggah utama dan peserta lain yang bisa juga menyanggah.
Syarat diadakan simposium adalah:
1. Penceramah
2. Penyanggah utama dan penyanggah lain yang berasal dari peserta.
3. Tema di tentukan terlebih dahulu.
4. Waktu dan tempat di tentukan.
Bentuk simposium adalah sebuah diskusi yang terdiri dari beberapa penceramah dan peserta.
Tujuan dari simposium adalah:
1. Memperoleh bahan-bahan perumusan bagi suatu tema.
2. Mempromosikan hal-hal yang berkaitan dengan tema.
3. Memberi pemahaman kepada perserta tentang tema.
Tugas peserta dalam suatu simposium adalah memberikan pertanyaaan atau menyanggah dan mendengarkan isi kegiatan.
Evaluasi pada simposium adalah apakah peserta paham dengan tema atau belum dan jika ada hal-hal yang baru dapat labgsung di promisikan.
Kelemahan dalam simposium adalah jumlah penyanggah dan penanya di batasi.
Kelebihan simpposium adalah dapat menyimpulkan suatu masalah dari beberapa narasumber menghasilkan perumusan dari suatu masalah yang baru.
• SEMINAR
Seminar adalah suatu kegiatan yang membahas suatu topik dalam suatu forum.
Syarat-syarat bisa diadakan seminar yaitu:
1. Bebas kapan saja.
2. Tidak terikat.
3. Ada permasalahan yang mau di pecahkan.
4. Ada peserta.
5. Ada pemateri.
6. Waktu dan tempat ditentukan.
Ditinjau dari tingkatan pesertanya, seminar dibedakan menjadi seminar regional, seminar nasional dan seminar internasional.
Tujuan dari seminar adalah :
1. Menjelaskan permasalahan yang terjadi dimasyarakat.
2. Membantu menjelaskan atau mencari solusi.
3. Membangun kerja sama yang harmonis antar dua lembaga yang berkerja sama.
4. Meningkatkan inovasi, efisiensi, dan efektivitas kemasyarakatan.
5. Meningkatkan Profesionalisme Dosen.
6. Menghasilkan lulusan perguruan tinggi yang lebih dipercaya.
Tugas peserta adalah mendengarkan dan membaca modul dan beriskusi dengan pemateri.
Evaluasi dalam seminar adalah evaluasi peserta dan evaluasi penyelenggara. Evalusi peserta adalah dengan cara kuisioner dan pengamatan langsung. Evaluasi penyelenggara adalah apakah sesuai konsep awal.
Kelemahan seminar adalah hanya bisa memberikan solusi berupa gagasan tetapi tidak secara tekhnis.
Kelebihan dari seminar adalah:
1. Bisa di laksanakan kapan saja.
2. Tidak mengikat.
3. Menambah pengetahuan peserta.
4. Dapat menguntungkan
MENYELENGGARAKAN SEMINAR
Bagaimana Mengorganisasi dan Menyelenggarakan Seminar
Seminar pada umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik disebuah universitas maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau professional. Kata seminar berasal dari kata latin seminarum, yang berarti “tanah tempat menanam benih”. Dari beberapa web definition, seminar adalah sebuah bentuk komunikasi satu webnya dimana pembicara menyampaikan presentasi dari suatu topic yang mencakup beberapa segi pengetahuan atau keterampilan. Didalamnya dapat terjadi suatu diskusi antara pembicara dengan audiens untuk memperoleh kegiatan mendalam.
Tujuan Seminar adalah:
Membantu mencari solusi fenomena yang actual
Membina kerjasama yang lebih harmonis antara perguruan tinggi dengan dunia usaha dan pemerintah.
Meningkatkan inovasi, efisiensi dan efektivitas ekonomi kemasyarakatan.
Meningkatkan profesionalisme dosen perguruan tinggi.
Menghasilkan lulusaln perguruan tinggi yang lebih akuntabel dalam memasuki dunia kerja.
Sebuah seminar biasanya memiliki focus suatu topic yang khusus, di mana mereka yang hadir dapat berpartisipasi secara aktif. Seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah dialog dengan seorang moderator seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal. Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas – kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). System seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan. Di beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat informal dibandingkan system kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.
Perlu dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa, sebuah seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang termaasyhur (tanpa memperhatikan jumlah hadirin atau jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi dalam diskusi).
Dalam mengorganisasikan dan menyelenggarakan seminar ada beberapa bagian yang harus diperhatikan yaitu:
I Sebelum memulai
II Persiapan dimuka
III Komunikasi dengan peserta
IV Saat berlangsungnya seminar
V Evaluasi, tindak lanjut dan pembahasan
I. Sebelum Memulai Pengorganisasian
I1. Sediakan waktu untuk perencanaan
Rencana seminar akan memerlukan penyesuaian selama dalam proses namun ditengah pengorganisasian seminar bukan waktunya mengubah rencana secara keseluruhan.
I2. Segitiga Perencanaan Seminar
Gambaran Profil Peserta
Penyelenggaraan dan Format dan Desain
Logistik
a. Tema dan Tujuan
Tema merupakan tujuan umum seminar, yang kelak dijabarkan menjadi butir-butir tujuan yang harus dicapai. Tema menentukan iklim dan suasana seminar.
Tujuan merupakan rumus yang jelas tentang manfaat yang ingin dicapai. Tujuan harus mencerminkan manfaat bagi peserta dan penyelanggara.
b. Profil Peserta
Profil peserta seminar harus merupakan kesepakatan diantara anggota staf perencana. Hal-hal yang harus diperhatikan agar diperoleh gambaran yang jelas tentang profil peserta:
1. Informasi apa yang diketahui tentang latar belakang sosial ekonomi dan peserta.
2. Berusaha mengetahui seminar apa saja yang pernah diikuti para peserta.
3. Pertanyaan tentang tempat dan lokasi seminar yang pernah diikuti akan memperkaya informasi.
4. Mengetahui faktor-faktor lain yang penting untuk diktahui. Contohya watak pribadi peserta.
c. Format dan Desain
Yang dimaksud dengan format an desain suatu seminar adalah segala yang berhubungan dengan apa dan bagaiman seminar tersebut. Sejumlah faktor dalam merencanakan format dan desain format:
1. Sub kultur dan watak kelompok
2. Kurva belajar
3. Kedalam dan luasnya bahan
4. Hubungannya denan penyelenggaraan logistik
d. Penyelenggaraan dan Logistik
Tempat pendaftaran dan waktu istirahat dapat secara efektif dimanfaatkan untuk pengaturan, menciptakan iklim, mengubah kecepatan atau mengundurkan, meningkatkan semangat dan kegiatan serta logistik untuk menciptakan seminar yaing dinamis dan diterima dengan baik.
I.3. Menyusun Jalur Seminar
a. Bagan Alir Seminar
Bagan alir seminar adalah setiap penggalan pada ilustrasi untuk menggambarkan pola umum, tuga-tugas yang harus dikerjakan, tujuan-tujuan dan sasaran yang harus dicapai. Contoh bagan alir seminar dilampirkan dibelakang.
b. Daftar Periksa Induk
Daftar periksa induk adalah alat Bantu yang memperjelas dan membagi tugas secara terperinci dari setiap tugas yang terdapat dalam tiap kotak bagan alir. Daftar ini meruapakan alat berkomunikasi, alat lalu lintas dan han hal-hal lain yang membantu panitia untuk mengikuti kemajuan pelaksanaan seminar secara keseluruhan.
I.4. Pedoman Bagi Perencana
Pedoman bagi perencana disebut juga petunjuki bagi koordinator atau pedoman administrator) merupakan rangkuman dari seluruh kegiatan seminar. Pada akhir kegiatan kedalam buku pedoman dimasukkkan seluruh laporan akhir dan catatan-catatan serta saran dari semua kegiatan tindak lanjut seminar.
I.5. Mentor
Dalam seminar di perlukajn mentor atau penasihat yang bijaksana untuk mendukung keberhasilan seminar.
II. Persiapan di Muka
II.1. Anggaran
Topik pertama pada pekerjaan awal adalah anggaran. Susunlah anggaran dengan terperinci dan berilah perhatian dan berikanlah perhatian khusus pada setiap mata anggaran. Kemudian hitunglah jumlah yang dapat dipersiapkan sebagai dana cadangan dalam keadaan darurat.
Apabila terpaksa harus memotong atau mengurangi biaya lakukanlah hal itu segera setelah anda melihat pengeluaran yang berlebihan.
II. 2. Pemilihan Tanggal
Pemilihan tanggal pelaksanaan seminar tergantung pada subyek-subyek yang diliput dalam pekerjaan awal, biaya persyaratan, fasilitas, pengaturan perjalanan, dan jadwal pematri.
Subyek-subyek yang penting untuk diperhatikan dalam pemilihan tanggal:
- keadaaan tempat
- perayaan dan hari libur nasional
- keadaan cuaca
- situasi panitia dan peserta pada saat sebelum acara.
II. 3. Pembicara.
a. Menemukan Pembicara
Dalam menemukan pembicara dapat dilakukan dengan:
- Menanya atau mencari orang lain dalam protesi (industri), ataupun kelompok yang termasuk dalam bahan penyajian seminar.
- Mempelajari keterangan dari berbagai hal termasuk biro-biro konsultasi yang anda lakukan.
Hal lain yang harus diperhatikan:
- Siapakah yang mesti dijadikan pembicara dari berbagai calon yang tersedia?
- Apakah orang tersebut mampu menyajikan bahan dalam jadwal dan waktu yang telah disusun
- Periksa apakah biaya dan imbalan pembicara berada biaya dan imbalan pembicara berada dalam jangkauan anggaran.
b. Pembatalan
Jika terjadi hal diluar dugaan, panitia harus siap mencari pembicara baru yang harus sudah direncanakan apabila pembicara utama membatalkan kesediaannya.
c. Hal-hal lain yang berhubungan dengan pembicara.
Hal-hal tersebut adalah:
- kontrak dan perjanjian
- pengaturan saat istirahat
- kebutuhan pribadi pembicara
- informasi tambahan
- pertemuan para pembicara
II. 4. Pensuplai.
Pensuplai adalah hal penting yang membuat pemasukan anggaran. Pensuplai dapat diperoleh dari konsultan, proposal, sponsor atau hal-hal lain yang bersedia untuk membantu. Jika berhubungan dengan perusahaan perlu dibuat kontrak dan surat perjanjian.
II. 5. Audiovisual
Audiovisual adalah peralatan utama yang mempengaruhi jalannya seminar. Contoh audiovisual yang dibutuhkan: mikropon, LCD, kamera dan lain sebagainya. Audiovisual harus direncanakan sedemikian rupa dengan memperhatikan hal berikut:
- kebutuhan pembicara
- kebutuhan peserta
- besarnya anggaran untuk audiovisual
- faktor-faktor pendukung lainnya.
II. 6. Penataan Ruangan Seminar
Contoh – contoh Penataan Ruangan Seminar:
- Amfiteater
- Ruangan Kelas
- Meja bundar untuk pesta
- Modeteater
- Huruf U
- Kursi Saja
- Duduk dilantai
II. 7. Pemilihan Tempat Seminar
Pemilihan tempat harus dilihat dari waktu yang tersita, jam kerja, maupun anggaran untuk sewa tempat. Selain itu hal yang harus diperhatikan adalah hubungan lokasi tempat dengan tema, letak tempat dengan keadaan lingkungannya dan lengkapnya sarana pendukung yang ada di tempat.
Contoh – contoh yang bias digunakan:
- Convention center
- Confefence center
- Hotel dan Motel
- Universitas
- Balai Perkumpulan
- Kapal Pesiar
- Lapangan
II. 8. Hal-hal lain
Hal-hal khusus yang perlu diperhatikan pada persiapan dimuka:
- persiapan perjalanan
- fasilitas yang dipunyai sendiri
- persyaratan fasilitas
- makanan dan minuman pendukung
- petugas penghubung keamanan
- suasana ruangan
- kamar kecil
- kebutuhan bagi penyandang cacat
- pemilihan ruang seminar
- tempat pendaftaran/pembayaran dan penagihan
- ukurang ruangan
- panggung
- fotografer
- kotak siaga
- makanan dan hidangan penyegar
- perlindungan dari kebakaran
- pengiriman suplai dan bahan-bahan
- pencetakan
- faisilitas pendukung lainnya
III. Komunikasi Dengan Peserta
Kerangka Waktu
Ada 4 kerangka waktu yang harus disadari dalam proses komunikasi peserta:
a. Kerangka waktu komunikasi “awal”
b. Kerangka waktu komunikasi “dekat waktunya”
c. Kerangka waktu komunikasi “pada waktunya”
d. Kerangka waktu komunikasi “lanjutan”
Ketika menangani masalah komuitas dengan para peserta seminar, melangkar kebelakang dengan melihat prose dari posisi mereka. Kemudian pikirkan apa yang ingin diketahui atau diterima dari sponsor sebuah seminar yang akan dihadiri. Selanjutnya ide-ide tetap diingat ketika mengembangkan daftaf periksa, diagram alir dan pendelegasian tugas-tugas untuk komunikasi dengan para peserta.
IV. Saat berlangsungnya seminar
IV. 1. Informasi Pada Saat Kedatangan
Hal-hal yang perlu dipersiapkan pada saat kedatangan:
- tempat parker dan bongkar muat barang
- papan pemberitahuan dan pengumuman
- penunjuk arah
- meja informasi
IV. 2. Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan
Beberapa Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan yaitu:
- Rak dan ruang penitiapan jas
- Meja- meja di dalam ruangan seminar
- Taplak meja
- Kursi
- Suhu ruangan seminar
- Pintu keluar
- Kotak atau papan pesansistem pemanggilan dan musik
- Kehilangan dan ditemukan
- Kebutuhan pembicara
- Pemeriksaan terakhir alat audiovisual
- Kerja sama dengan piñata ruangan
- Ruang gerak pembicara
V. Evaluasi, Tindak Lanjut dn Pembahasan
V. 1. Evaluasi oleh para peserta
Ada beberapa pendapat mengenai kapan meminta para peserta seminar untuk mengevaluasi seminar yang telah dilaksanakan sebagian mengatakan pada saat seminar duan di akhir atau beberapa hari setelah seminar berakhir.
V. 2. Evaluasi Oleh Panitia dan Staf.
Ini merupakan pertemuan tidak resmi untuk meringkaskan peristiwa yang terjadi selama seminar kekosongan emosional dapat tercipta bila semua orang bepencaraan setelah seminar pertemuan ini memberi kesempatan untuk saling berterima kasih dan memberi saran dan masukan terhadapa setiap kerja keras.
V. 3. Tindak Lanjut dan Pembahasan.
a. Tindak Lanjut
Tugas terakhir dalam tahap tindak lanjut adalah penghimpunan semua surat menyurat dan dokumen, penyerahan terakhir kwitansi. Kwitansi pembayara, evaluasi pengumpulan laporan pertanggung jawaban dan surat menyurat.
b. Pembahasan
Pada pembahasan dibicarakan seluruh proses seminar, semenjak pertemuan, sumbang saran, sampai kesiminar yang sebenarnya, termasuk dalm bagian tindak lanjut pada bagian ini dirangkum seluruh pembicaraan menjadi bahan pelajaran untuk melaksanakan seminar lagi.
VI. Penutup
Sepuluh cara menjamin suksesnya sebuah seminar.
1. Mulailah dengan tujuan yang jelas, ketahuilah kerampilan apa dan informasi apa yang dapat diajarkan dalam waktu yang tersedia.
2. Mulailah perencanan sendiri mungkin sediakan beberapa hari untuk masing-masing tahapan, mengumpulkan informasi, perancang penyajian, menghaluskan dan berlatih.
3. Kenalilah peserta ketahui latar belakang dan minat mereka, dan arahkan program anda sesuai dengan itu.
4. Periksa dan periksa ulang logistik yang akan digunakan kunjungi tempat penyelenggaraan, tentukan pengawasan tempat duduk, periksalah peralatan dan bahan. Jangan mengambil resiko dengan sikap bagaimana nanti.
5. Sadar akan waktu.
6. Selang seling penyajian dengan latihan, diskusi dan kegiatan lain yang lebih melibatkan peserta.
7. Minta evaluasi dari peserta.
8. Jangan puas dengan belajar dari coba-coba dan membuat kekeliruan. Meminta nasehat termasuk salah satu cara jitu.
9. Pertahankan rasa humor anda
10. Nikmati kegiatan tersebut, antuisasme kekayaan dalam kegiatan.
DAFTAR PUSTAKA
Murray, Sheila L. 1991. “Bagaiman mengorganisasi dan menyelenggarakan
seminar”
Roessle, pat. 1990. “Materi lokakarya dan seminar, perencanaan, pelaksanaan,
pemanfaatan”. Kanisius. Yogyakarta.
http://id.wikipedia. org/wiki/seminar
Berita Acara tugas Home Group
Diskusi diaksanakan di Lab Optik pada jam 9.00, yang diikuti semua anggota kelompok I( Kelompok seminar). Diskusi dipandu oleh Mhd. Zaenal Arief, dengan Estimasi waktu 40 menit.
Nama-nama anggota kelompok :
1. Anisah Awaliyah Hasibua
2. Intan Zahrayni
3. Maryanti Hutagaol
4. Dita Ariyani
Diskusi membicarakan pengertian seminar, jenis-jenis seminar, hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam seminar sampai evaluasi panitia dan peserta.
Semua anggota kelompok aktif dalam melaksanakan diskusi, setiap angota kelompok saling memberikan pemahaman satu sama yang lain.
Berita Acara Focus Group
Diskusi dilaksanakan di Lab Optik pada jam 9.45-10.30., yang diikuti oleh anggota dari kelompok lain, A4, B4, C4, D4. setiap perwakilan anggota memaparkan hasil diskusi home group sesuai dengan topik pembahasan masing-masing kepada anggota kelompok lain.
1. Kelompok A4 : Anisah Awaliyah
2. Kelompok B4 : Togi Barita
3. Kelompok C4 : Tri Siswandi Syahputra
4. Kelompok D4 : Mukhlizar
Kelompok A4 memaparkan tentang Konfrensi, kelompok B4 memaparkan tentang symposium, kelompok C4 memaparkan tentang seminar dan yang terakhir D4 memaparkan tentang Diskusi Panel.
Kerangka yang dibicarakan adalah mengenai pengertian topik, syarat-syarat, jenis-jenis, tugas peserta, layout acara, kelemahan dan kelebihan dan yang terakhir mengenai evaluasi.
Hasil Diskusi sebagai berikut :
• KONFERENSI
Konferensi adalah mekanisme pertemuan antar pimpinan dan atau anggota dalam rapat-rapat resmi di sebuah Forum yang diselenggarakan oleh suatu badan tertentu untuk membahas suatu agenda tertentu.biasyanya dilakukan 5 tahun sekali.
Syarat-syarat dilaksanakan konferensi :
1. Ada Peserta
2. Dilakukan sekali dalam 5 tahun secara berkala.
3. Keputusan diambil apabila 1/2n + 1 dari jumlah peserta konferensi menyetujuinya.
4. Setiap peserta diberi kesempatan berbicara.
konferensi ada dua jenis, yaitu konferensi yang bersifat mengikat dan konferensi yang bersifat rekomendatif. Konferensi yang bersikap mengikat diadakan secara berkala yaitu 1 x 5 tahun dan keputusan yang di ambil bersifat ideologi, politik, dan lain-lain. Konferensi yang bersifat rekomendatif diadakan karena adanya usulan, masukan, kerangka acuan dari anggota konferensi. Konferensi rekomendatif di adakan ketika dibutuhkan atau ketika ada rekomendasi dari anggota konferensi. Contoh konferensi yang bersifat mengikat adalah Konferensi Daerah Tingkat I (KONFERDA I), Konferensi Daerah Tingkat II ( KONFERDA II ). Contoh konferensi yang bersifat rekomendatif adalah Konferensi Pendidikan dan Konferensi Keuangan.
Tujuan dari konferensi adalah membahas agenda tertentu yang telah di tentukan sebelum konferensi di adakan.
Tugas peserta dalam konferensi adalah memberikan laporan pertanggung jawaban tentang program yang dilakukan selama 1 periode, menjabarkan hasil laporan terseebut kepada semua anggota konferensi yang hadir, menetapkan program kerja yang akan dilakukan kedepannya, dan perombakan kepengurusan berdasarkan kesepakatan konferensi.
Evaluasi dalam konferensi maksudnya adalan meninjau ulang hasil keputusan konferensi.
Kelemahan konferensi adalah pelaksanaannya membutuhkan waktu yang lama karena di adakan secara berkala 1 x 5 tahun dan pada konferensi tidak bisa mengambil keputusan secara cepat karena waktu pelaksanaanya yang berkala.
Kelebihan konferensi adalah hasil konferensi merupakan keputusan yang betul-betul resmi dan tidak bisa di ganggu gugat kecuali dengan mengadakan konferensi lagi.
• DISKUSI PANEL
Diskusi panel adalah forum pertukaran pikiran yang dilakukan oleh sekelompok orang di hadapan hadirin mengenai masalah yang telah di persiapkan.dalam diskusi terdapat panelis sebagai pembanding pemateri.
Syarat diskusi panel adalah
1. Peserta
2. Pemimpin
3. Tempat dan waktu di tentukan terlebih dahulu.
Bentuk diskusi ada dalam bentuk lorong dan letter U.
Tujuan diskusi panel adalah memecahkan masalah yang di diskusikan untuk mengambil suatu kesimpulan dan memperluas wawasan masalah yang akan di pecahkan.
Tugas peserta dalam diskusi panel adalah:
1. Mengikuti jalannya diskusi dari awal sampai akhir diskusi.
2. Mengajukan usul, pendapat, dan komentar.
Evaluasi dalam diskusi panel adalah menilai peserta apakah sudah mengerti dengan apa yang didiskudikan atau tidak.
Kelemahan dalam diskusi panel adalah:
1. Tidak menarik apabila peserta merasa was-was untuk menyampaikan pendapat terus terang dan sungkan apabila terjadi perbedaan pendapat.
2. Suasan tidak seimbang apabila ada peserta lebih tangkas dari peserta lain.
3. Moderator terpaksa membuat kesimpulan sendiri dan menyampaikannya dalam diskusi.
4. Harus memilih moderator dan turun tangan mrnyelamatkan diskusi agar diskusi jangan samai pincang.
5. Pencemaran nama baik dalam diskusi
Kelebihan dalam diskusi panel adalah:
1. Memberikan kesempatan pada pendengar untuk memberikan pandangan.
2. Timbul pro dan kontra.
3. Akan berhati-hati dalam mengajukan pandangan, dalam mengemukakan pandangan karena akan langsung di gugat hadirin.
4. Peserta yang mempunyai pengetahuan lebih dapat menyampaikan pandangan.
• SIMPOSIUM
Simposium merupakan ceramah lebih dari satu orang penyaji, menyampikan kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut terentu disertai penyanggah utama dan peserta lain yang bisa juga menyanggah.
Syarat diadakan simposium adalah:
1. Penceramah
2. Penyanggah utama dan penyanggah lain yang berasal dari peserta.
3. Tema di tentukan terlebih dahulu.
4. Waktu dan tempat di tentukan.
Bentuk simposium adalah sebuah diskusi yang terdiri dari beberapa penceramah dan peserta.
Tujuan dari simposium adalah:
1. Memperoleh bahan-bahan perumusan bagi suatu tema.
2. Mempromosikan hal-hal yang berkaitan dengan tema.
3. Memberi pemahaman kepada perserta tentang tema.
Tugas peserta dalam suatu simposium adalah memberikan pertanyaaan atau menyanggah dan mendengarkan isi kegiatan.
Evaluasi pada simposium adalah apakah peserta paham dengan tema atau belum dan jika ada hal-hal yang baru dapat labgsung di promisikan.
Kelemahan dalam simposium adalah jumlah penyanggah dan penanya di batasi.
Kelebihan simpposium adalah dapat menyimpulkan suatu masalah dari beberapa narasumber menghasilkan perumusan dari suatu masalah yang baru.
• SEMINAR
Seminar adalah suatu kegiatan yang membahas suatu topik dalam suatu forum.
Syarat-syarat bisa diadakan seminar yaitu:
1. Bebas kapan saja.
2. Tidak terikat.
3. Ada permasalahan yang mau di pecahkan.
4. Ada peserta.
5. Ada pemateri.
6. Waktu dan tempat ditentukan.
Ditinjau dari tingkatan pesertanya, seminar dibedakan menjadi seminar regional, seminar nasional dan seminar internasional.
Tujuan dari seminar adalah :
1. Menjelaskan permasalahan yang terjadi dimasyarakat.
2. Membantu menjelaskan atau mencari solusi.
3. Membangun kerja sama yang harmonis antar dua lembaga yang berkerja sama.
4. Meningkatkan inovasi, efisiensi, dan efektivitas kemasyarakatan.
5. Meningkatkan Profesionalisme Dosen.
6. Menghasilkan lulusan perguruan tinggi yang lebih dipercaya.
Tugas peserta adalah mendengarkan dan membaca modul dan beriskusi dengan pemateri.
Evaluasi dalam seminar adalah evaluasi peserta dan evaluasi penyelenggara. Evalusi peserta adalah dengan cara kuisioner dan pengamatan langsung. Evaluasi penyelenggara adalah apakah sesuai konsep awal.
Kelemahan seminar adalah hanya bisa memberikan solusi berupa gagasan tetapi tidak secara tekhnis.
Kelebihan dari seminar adalah:
1. Bisa di laksanakan kapan saja.
2. Tidak mengikat.
3. Menambah pengetahuan peserta.
4. Dapat menguntungkan
0 Response to "menyelenggarakan seminar"
Post a Comment